Stefano Aprile, direttore generale dei sistemi informativi del Ministero della Giustizia, può finalmente dire con soddifazione “Finalmente l’innovazione entra in maniera forte negli uffici giudiziari.”

I risultati della prima settimana in sintesi: 5.000 avvocati iscritti al Punto di Accesso con indirizzo elettronico certificato per il Processo Civile Telematico. Circa 5.000 comunicazioni telematiche inviate la prima settimana. · In media circa un minuto per il perfezionamento della notifica contro le 4-9 settimane del sistema cartaceo. Il lavoro che ogni anno viene svolto dal Tribunale Civile di Milano per le notifiche e le comunicazioni di cancelleria, consisteo in: oltre motifiche 80 000; 220.000 comunicazioni di cancelleria inviate alle parti costituite e interessate; · 375.000 pagine trasmesse dalla cancelleria; 1.800 giornate uomo lavorate dal personale di cancelleria in fotocopiatura, spillatura, registrazione, attività di fotocopiatura, smistamento e movimentazione fascicoli il lavoro degli Ufficiali Giudiziari, l’afflusso di pubblico in Tribunale e la gestione dell’utenza in cancelleria. Sono già attive da tempo: Servizio di consultazione dei dati del contenzioso civile (Tribunale, TAR, Cassazione) attraverso il sistema PolisWeb, basato sull’accesso ai dati di cancelleria via internet. Sistema di elaborazione della nota d’iscrizione a ruolo corredata con un codice a barre all’interno del quale sono contenuti tutti i dati relativi alla causa cui la nota si riferisce. Servizio Sentenze on-line, con il quale l’avvocato riceve un avviso tramite e-mail dell’avvenuta pubblicazione delle sentenze civili del Tribunale nelle quali figura come difensore. Attivazione del Punto di Accesso dell’Ordine – primo in Italia.

L’occasione è la conferenza stampa tenuta l’8 Giugno a Milano, dopo 7 giorni di avvio della “cancelleria on–line”. In soli sette giorni di attività ha mostrato ampiamente come si può migliorare l’efficienza della pubblica amministrazione, spendere non eccessivamente per l’investimento e dare un drastico taglio ai costi con un incredibile salto di qualità del servizio prestato.

Il sistema è quasi l’uovo di colombo, semplicissimo: le notifiche, anziché essere inviate cartacee al domicilio, vengono inoltrate in forma digitale come e-mail; a chiunque usi internet balzano evidenti i tempi strettissimi di consegna e il costo praticamente nullo di tale operazione, non solo quindi l’eliminazione di quintali di carta, che vanno ad ingombrare inutilmente gli archivi, e la facile possibilità di rintracciare l’iter della pratica.

Come funziona il sistema?
Semplice: gli avvocati devono adempiere ad alcuni passi che permettono la “certificazione” del processo e precisamente: dotarsi di una casella di posta certificata e di una firma digitale, procedure semplicissime che però non a tutti sono gradite. In troppi credono ancora che la carta sia “vera” e il documento digitale poco attendibile, anche se non è così, anzi è forse più facile falsificare un documento cartaceo di uno digitale. Ecco che vi è stata da superare una “resistenza culturale”, come l’ha chiamata l’Avv. Paolo Giuggioli, Presidente dell’Ordine degli Avvocati di Milano, ma il risultato è di tutto rispetto perché sono già 5.000 gli avocati sui 18000 degli iscritti all’Ordine di Milano,che hanno aderito al sistema e noi riteniamo che, con i risultati positivi che gia si riscontrano, anche i più retrivi cederanno, pena perdere la clientela e sappiamo che il mercato comanda.

La differenza balza agli occhi: per la notifica in modo tradizionale il tempo necessario è enorme, da 4 a 9 settimane, con la possibilità che, per una notifica non pervenuta nei tempi, le udienze possano saltare, con danni economici dovuti alle spese inutili sostenute e con il ritardo della conclusione del processo.

Il lavoro che ogni anno viene svolto dal Tribunale civile di Milano, per le notifiche e le comunicazioni di cancelleria, è gigante: pensate a 375.000 pagine trasmesse dalla cancelleria che corrispondono a 1.800 giornate uomo lavorate dal personale di cancelleria in fotocopiatura spillatura registrazione attività di fotocopiatura, spillatura, registrazione, smistamento e movimentazione fascicoli. A tutto ciò va aggiunto il lavoro degli Ufficiali Giudiziari, l’afflusso di pubblico in Tribunale e la gestione dell’utenza in cancelleria.

Se tutto avvenisse telematicamente, non vi sarebbe una riduzione del personale, ma le risorse sarebbero riallocate ad altre funzioni, permettendo un’ulteriore riduzione dei tempi dei processi.

Stefano Aprile, direttore generale dei sistemi informativi del Ministero della Giustizia “i primi frutti concreti perché, grazie all’impegno e alla professionalità di tutti i soggetti, la riduzione attesa delle spese per il Tribunale è di ben un milione di euro all’anno.

Nella settimana dall’attivazione della procedura telematica ad oggi sono stati emessi decreti ingiuntivi per un valore di 1 miliardo e 800 milioni di euro, malgrado solo il 55% dei decreti ingiuntivi sia stato richiesto ed emesso col sistema del Processo Civile Telematico. Usando questo sistema il decreto ingiuntivo può essere emesso in soli tre giorni, con un risparmio ti tempo fino all’80% e con un risparmio economico ci circa 1 milione di euro

Ma per i cittadini quale è il risparmio?
È stata fatta una simulazione dell’impatto economico della durata delle procedure di ingiunzione, Si può apprezzare che grazie all’utilizzo del Processo Civile Telematico già nel 2008 a Milano imprese e cittadini hanno risparmiato interessi passivi per un valore complessivo variabile da 5 ad oltre 14 milioni di euro e l’impatto economico di questa innovazione è stimato nel 2009 da 10 ad oltre 27 milioni di euro, conseguibile attraverso risparmi per interessi passivi.

Questo non nasce da una semplice idea,ma da un processo innovativo che è in corso da più anni e la “cancelleria on line” è un importante avanzamento.
La decisione di investire in questo intervento si è rivelata fondamentale, perché ha consentito di inaugurare, nel dicembre 2006, l’applicazione con valore legale del processo civile telematico ai ricorsi per decreto ingiuntivo; ampiamente in anticipo anche rispetto alle diverse sedi pilota nelle quali da alcuni anni era in corso la sperimentazione.

L’innovazione telematica non si ferma qui; il prossimo obiettivo da raggiungere è l’estensione al progetto SIECIC (Esecuzioni mobiliari e immobiliari individuali e concorsuali), un sotto-progetto finanziato da ABI e destinato a fornire numerose nuove funzioni al sistema, consentendo, in particolare l’invio telematico degli atti e l’interrogazione via internet delle diverse banche dati delle cancellerie e in fine, a completamento del processo innovativo iniziato tre anni fa, estendere il Processo Civile Telematico alla formula esecutiva dei decreti ingiuntivi.

Credo che questo sia un bell’esempio di applicazione dello schema di “processo civile telematico” presentato nel giugno 2008 dall’ANM (di cui abbiamo parlato nel numero 23 di Fatti &Opinioni del 15/06/2008; nella scheda elaborata dall’ANM veniva scritto:

La principale finalità cui mira è una riduzione della dimensione cartacea del processo civile, a vantaggio di quella virtuale, con gli ulteriori benefici quali:
- la dematerializzazione degli atti del processo e trattamento dei dati e delle informazioni in archivi Digitali, piuttosto che in registri e fascicoli;
- la delocalizzazione delle attività processuali;
- un miglioramento e razionalizzazione dei servizi di cancelleria;
- una riduzione dei tempi di definizione dei procedimenti.
Proprio nei procedimenti civili, nei quali gli adempimenti di cancelleria hanno un valore preminente, si potrà razionalizzare l’attività degli operatori ed accelerare i tempi di alcune operazioni, traducendo le interazioni fra le persone in scambi a distanza mediante strumenti elettronici. Il risultato è quello di una completa riprogettazione delle "mansioni", dei ruoli, delle diverse unità operative (abolizione dell'ufficio copie, dell'ufficio redazione sentenze, ecc.)

Questa è la via giusta, l’investimento fatto a Milano, come i in tutti gli start-up dell’innovazione, affronta costi di progettazione e di verifica del progetto che non dovranno essere sopportate nelle applicazioni successive. Inoltre il potersi confrontare con un progetto funzionante e la verifica dei risultati ottenibili dovrebbe rimuovere tutti gli ostacoli che il Presidente dell’Ordine degli avvocati ha diplomaticamente chiamato “resistenza culturale”, ma che potrebbe avere una ben più pesante definizione.

Prendiamo per buona l’affermazione di Stefano Aprile, il già citato direttore generale dei sistemi informativi del Ministero della Giustizia: “Il mio compito è di estendere questi risultati a tutta Italia: sono consapevole di poter contare sull’essenziale contributo del Tribunale e dell’Ordine degli Avvocati di Milano, portatori di un nuovo modo di fare giustizia”.

Ma forse si può fare anche qualcos’altro: affidare il “Registro della Stampa” alle Camere di Commercio; infatti tale registro non è strettamente legato all’attività giudiziaria e le Camere di Commercio hanno una “cultura informatica” ben superiore a quella degli uffici giudiziari e sarebbero in grado, dopo il necessario periodo di avviamento, di mettere in linea tutti i dati delle testate presenti sul territorio nazionale e di eseguire la procedura di registrazione e di aggiornamento dei dati in via telematica ovunque, con evidente sgravio degli uffici di cancelleria e degli editori